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¿Qué es el expense Management?

Expense Management o Control de Gastos, es el proceso que se implementa en las empresas para controlar los gastos operacionales iniciados por sus empleados. Su objetivo es mejorar la gestión, el proceso, el pago y la revisión de los gastos frecuentes en su operación.

Tener esta metodología en una empresa, sin importar el tamaño, es importante para documentar correctamente los gastos que generan los colaboradores, asegurando que están cumpliendo con las políticas de la empresa sobre los gastos permitidos, ya que, en ocasiones, se puede incurrir en gastos a nombre de la compañía, y no están autorizados. Así como el costo de bienes y servicios.

Una cultura de Control de Gastos mejora la rentabilidad de su negocio, el rendimiento de las ganancias, el valor de sus acciones y su nivel de competencia en un mercado global, en donde el precio final de su producto o servicio no se vea afectado por los altos costos de producción, conservándose atractivo para atraer y retener a los clientes.

Aquí te daremos algunos consejos para iniciar en esta metodología y próximamente encontrarás en este newsletter más información para optimizar, reducir costos y obtener más y mejores ingresos.

La técnica consiste en 4 pasos básicos: Categorizar – Presupuestar – Analizar- Optimizar.

Crea categorías Básicamente este primer punto se enfoca en generar una serie de reportes de tus gastos conforme los vas registrando. Por lo tanto, para comenzar, lo primero que se debe definir es las categorías en las cuales deseas llevar un control de tus gatos, por ejemplo, podrías crear categorías como las siguientes:

Combustible

Servicios

Mantenimiento

Financiamiento

Tipo de viaje

Arrendamiento

Otros

Es importante que crees tantas categorías como consideres, sin irte al extremo de crear muchas pues se te va a complicar luego entender dónde se va tu dinero teniendo muchas. Por otro lado, es igualmente contraproducente crear muy pocas categorías, porque se perdería el verdadero objetivo de la metodología, que es ver cual categoría es la que te ocupa mayor parte de tu presupuesto.

Una recomendación es que a pesar de que a veces es útil crear una categoría que se llame “otros” donde registrarás todos los gastos que no caben en ninguna de las anteriores, hagas poco uso de ella, pues al final esta categoría tiende a esconder los posibles gastos sospechosos que se llevan tu dinero o a mezclar gastos no relacionados que no te darán ninguna información o tendencia.

Si al final de un mes, la categoría “otros” es la que mayor parte de tus ingresos se lleva, es porque definitivamente estas clasificando mal los gastos que registras.

Armar el presupuesto Luego de que estas conforme con las categorías que has creado (ten en cuenta que no son fijas, es decir puedes cambiarlas siempre que lo necesites más adelante), lo siguiente que debes hacer es fijar un presupuesto mensual para cada una de ellas, es decir, cuánto esperas gastar al mes en cada uno de estos rubros, o al menos en los más significativos.

Este paso, aunque es opcional, es crucial, y aunque puede pasarte que al principio no tengas muy claro los valores que debes poner como presupuesto en cada categoría, es importante que los consideres por lo menos como un reto inicial. Luego con el tiempo puedes ir mejorando estos presupuestos, conforme veas si eres capaz o no de cumplirlos.

La ventaja de configurar un buen presupuesto (que sea realista claro), está en que la aplicación te va a estar comparando en todo momento, como van tus gastos por cada categoría con respecto a tu presupuesto. En mi opinión éste es uno de los puntos más útiles pues si durante el mes ves que ya estas a punto de pasarte en tu presupuesto, por ejemplo para “servicios” o para “combustible” entonces vas a controlar o moderar tus gastos en estas categorías, cosa que de otra manera no tendrías presente.

Se perseverante Luego que tienes definidas tus categorías, y tu presupuesto mensual, lo siguiente y más importante es, claro está, ir registrando cada gasto que realices en el momento en que ocurre. Aquí es donde la perseverancia entra en juego, pues si tú no registras todos tus gastos cada que estos ocurren, entonces no tendrás manera de entregarte los reportes completos.

Analizar Finalmente, cuando ya ha pasado por lo menos un mes, llegara el momento de analizar la información recolectada. Y es aquí donde todo el esfuerzo paga sus frutos. Por medio de tus reportes te vas a poder enterar, cual es esa categoría que más te está costando cada mes, o encontrar alguna tendencia en tus gastos a lo largo del tiempo.

Optimizar: Una vez que tienes conocimiento de en qué categorías se va una parte importante de tus ingresos optimizarlos de acuerdo con las necesidades de tu negocio se volverá cada vez más sencillo. En nuestras próximas entregas hablaremos de diferentes formas de controlar gastos en tu flotilla.

Recuerda que Categorizar, Analizar y Optimizar tendrá más ingresos para tu negocio.

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